I mars 2020 när pandemin och restriktionerna var ett faktum förändrades hela samhället över en natt. Även Swedacs verksamhet behövde ställa om. De bedömningsledare som normalt åkte runt i Sverige för att kontrollera överensstämmelse var nu hänvisade till andra lösningar.
– Jag själv brukade ha runt 40 resdagar om året, säger Solveig Ingolfsdottir. Och så plötsligt var det bara borta.
I början var det många frågor kring det tekniska. Skulle de gå att hitta lösningar med glasögonkameror? Hur säkrades att dokumentation gick att finna? Förstod alla vad som skedde?
– ”Hör du mig” var en väldigt vanlig fråga länge, säger Solveig Ingolfsdottir som berättar att det ganska snabbt visade sig att mobiltelefoner med kameror var en användbar lösning för mycket.
Även om pandemin inte är över har samhället nu börjat återgå till det ”nya normala” med lyfta restriktioner på de flesta håll i samhället.
– Vi har skapat en grupp inom Swedac som tittar på hur vi ska jobba med detta även efter en pandemi. Hur det vi lärt oss från distansbedömningarna kan komma till nytta även framåt. Vi har försökt lyfta på alla stenar – från hur kunderna har upplevt det till diskussioner på EU- och internationell nivå och även våra egna upplevelser internt.
Och det står klart att Swedac ser att det finns ett värde i att distansverktyget finns tillgängligt även framöver.
– Vi har tydliga krav och lagar på oss som myndighet och det är viktigt att bedömningen lever upp till sitt syfte. Sen kan vi utifrån det se om det finns delar där det kan vara fördelaktigt att göra det på distans.
En parameter är det rent tekniska. Kunder som jobbar väldigt digitalt och har stora delar av sin dokumentation i digital form lämpar sig bättre för delar på distans än organisationer som knappt använder e-post. En annan faktor som kan vägas in är hur länge organisationen varit ackrediterad och hur ledningen ser ut.
– En organisation kan ha varit ackrediterad länge och ha goda förutsättningar – men så kan flera nyckelpersoner bytas ut. Då kan det vara mycket som händer som följdverkningar.
– Vi såg helt enkelt tidigt – om vi ska bestämma att vi ska göra bedömningar på distans, då måste vi se till att veta tillräckligt för att kunna bestämma om den kan genomföras på distans.
En tydlig trend i Europa nu är också att det går mer mot ”hybrid”-lösningar – där delar av bedömningen görs på distans, och delar görs på plats.
– Det här kommer vara ett levande arbetssätt, men vi kommer sätta upp stöd och hjälpmedel bakom. Det är viktigt att vi på Swedac kalibrerar och samordnar oss så att alla bedömningar blir bra och korrekta för kunderna oavsett om de görs på plats, på distans eller blandat.
Just blandlösning verkar också vara en populär lösning både för kunder och bedömare. Enligt en stor internationell enkätundersökning som genomförts av IAF, ILAC och ISO med över 4000 svarande så vill 60 procent se hybridlösningar framöver. 19 procent ser gärna helt digitala lösningar. 21 procent vill ha bedömningar på plats som det såg ut innan pandemin.
– Undersökningen visar på en totalt sett positiv inställning till distansbedömning. Det har fungerat bra. Samtidigt är det svårt att dra några detaljerade slutsatser för Swedac utifrån undersökningen då det är svarande från hela världen och innefattar ackrediteringsorgan, ackrediterade organisationer och de ackrediterades kunder, säger Kristina Hallman avdelningschef för avdelningen för ackreditering, på Swedac.
Förutom att många av de svarande har en positiv bild av distansinslag finns det andra positiva effekter.
– Vi ser fördelar ur ett hållbarhetsperspektiv med minskat resande. Sen ser vi från vår sida att distansbedömningar i vissa fall måste förberedas än mer. För det är svårare att fånga upp saker som man på plats kan lösa i farten, säger Kristina Hallman.
Undersökningen:
Ta del av resultaten från undersökningen här.
Resultat:
79 procent vill se inslag av distanslösningar i bedömningar även efter pandemin.
80 procent tycker att distansbedömningar ger samma förtroende som traditionella bedömningar.
Fördelar som de svarande sett:
- Minskat resande
- Tidseffektivare för personer som bedöms
- Effektivare tidsschema
- Möjlighet att deltagare från flera geografiska platser i organisationen kan delta samtidigt.