Från fokus på varje timme till ett arbetssätt som fokuserar på värdet som skapas. Under 2021 utvecklade Swedacs HR-avdelning och ekonomifunktion gemensamt en ny modell för att rapportera tid. Det här är deras erfarenhet av hur en myndighet kan tidredovisa på ett helt nytt sätt – och bli en mer attraktiv arbetsplats på köpet.
Karolina Wikmyr och Håkan Pettersson är HR-chef respektive ekonomichef på Swedac och har varit kollegor sedan 2020. Båda lockades av myndighetens uppdrag men också av att kunna arbeta och bidra i en organisation som är mitt en förändringsresa. 2018 samlokaliserades Swedacs verksamhet till huvudkontoret i Borås. Samma år tillträdde Ulf Hammarström som generaldirektör och siktet har sedan dess varit inställt på att arbeta med myndighetens organisation på ett sätt som gör att Swedac ökar sin förmåga att locka kompetenta medarbetare.
– Swedac har vissa inbyggda fördelar. Tydligast är att myndigheten har ett högre syfte, verksamheten bidrar till samhället, säger Karolina Wikmyr.
Samtidigt måste en modern organisation leva upp till allt större förväntningar på flexibilitet. Precis som många organisationer strävar Swedac efter att uppdraget ska stå i centrum, och med den ambitionen behövs administration som är enkel. Något som blev än mer tydligt under pandemin.
– Medarbetarnas kunskap och tid ska investeras där den gör mest nytta, i grunduppdraget. Under 2021 kunde vi konstatera att det gamla tidrapporteringssystemet ledde till merarbete och komplicerad redovisning som inte gav en rättvisande bild av personalkostnaderna. Ekonomi och HR fick i uppdrag att förändra det och vi gick in i det arbetet gemensamt för att hitta den bästa möjliga modellen framåt, säger Håkan Pettersson.
Så görs tidrapporteringen i dag
Rent konkret innebär den nya tidrapporteringen att Swedac från den 1 januari har slutat att rapportera timmar på traditionellt sätt. I stället görs en tidsbudget för varje enhet som sedan stäms av mot det faktiska utfallet vid varje månadsslut och följs upp med respektive medarbetare varannan månad. Hanteringen sker direkt i lönesystemet. Det nya arbetssättet uppmuntrar till mer flexibilitet jämfört med tidigare.
–Det är en stor förändring och allt har inte varit enkelt. Men vi ser redan att den nya modellen fungerar mer effektivt och vi är övertygade om att organisationen tjänar på detta. Vi har redan fått mängder av frågor från andra organisationer och ser fram emot att dela med oss av våra erfarenheter framöver, säger Karolina Wikmyr.
Vinster med förändringen:
- Bättre förutsättningar för chef att styra och leda
- Fokus på uppgift/uppdrag
- Frigör tid
- Skapar tydligare ekonomistyrning
- Främjar tillit och förtroende
Swedac som arbetsgivare
En tydlig samhällsuppgift, en värdegrund som bygger på allas lika rättigheter och ett internationellt sammanhang – det är några av ingredienserna för ett arbete på Swedac.
Följ med bakom kulisserna på myndigheten.
Läs fler artiklar på samma tema:
