ISO 9001 är ett av de mest välkända kvalitetsledningsverktygen. Nyligen gjordes en undersökning bland de som valt att använda och eventuellt också bli certifierade enligt ISO 9001. Det kom svar från över 140 länder och den samlade bilden var god.
– Oavsett hur digital en verksamhet är och hur mycket som kan mätas i realtid så är det bara en del i det hela. Kvalitetsledning handlar inte bara om att mäta och följa upp. Organisationen måste arbeta med förbättringar gällande alla relevanta processer och då måste alla medarbetare vara delaktiga, säger Tina Bohlin som jobbar med standarder för kvalitetslednings på Svenska institutet för standarder, SIS.
ISO 9001 reviderades senast 2015 och i enkäten var det tydligt att det var de nyheter som kom då som var det som flest hade problem med.
– Standarden är så pass kortfattad och innehåller enbart kraven (”organisationen ska”). Inte HUR. Även om ISO gör tillhörande vägledningsdokument till ISO 9001 tar det ett tag innan allt sätter sig ute i organisationerna, säger Tina Bohlin.
En av de stora frågorna i enkäten var huruvida användarna upplevde att ISO 9001 behövde revideras. Runt hälften var nöjda så efter en omröstning i den internationella standardiseringsorganisationen, ISO, får standarden för stunden ligga kvar som den gör – med tillägget att det om tre år ska göras en ny omröstning för att se om det är dags att förändra innehållet.
Hur håller man ISO 9001 relevant i en alltmer digital och datadriven värld? Jag kan tänka mig att många företag som växer fram i dag kanske ser hur de kan mäta så mycket i realtid att de inte ser samma nytta av ett ledningssystem?
– Det är bara en liten del av kvalitetsledning. Att mäta och hålla koll. ISO 9001 ställer till exempel krav på tydliga ansvar/befogenheter, god intern/extern kommunikation, arbete med ständiga förbättringar, medarbetarnas kompetens och delaktighet. Det räcker inte att sitta och titta på siffror och hålla koll utan det är många olika aspekter som måste övervägas och framför allt tydliggöras inom organisationen. Man måste också förstå verksamheten utifrån ett övergripande perspektiv – hur de olika delarna hänger ihop och var det brister.
Hur har ISO 9001 utvecklats?
– Omvärlden förändras så snabbt idag. Man förde därför till exempel in krav på förändringsledning i 2015 års utgåva. Man har reviderat standarden fyra gånger och förändrat standarden otroligt mycket över tid. Jag har faktiskt inte själv läst ursprungsstandarden från 1987 – men min mamma jobbade på ett IT-företag då och hon tycker fortfarande illa om ISO 9001, hon förstår inte hur mycket den har förändrats. Då var det ju hundratals dokumentkrav, allt skulle dokumenteras och det var pärmar överallt. Detta har man ju verkligen förändrat över tid. Organisationen ska ha koll på sina processer helt enkelt och göra det lätt för medarbetarna att göra rätt – sedan varierar det hur många dokument organisationen behöver för att åstadkomma detta. Allt behöver inte dokumenteras.
Vilka ”hot” finns mot ISO 9001?
– När certifieringsprocessen fungerar finns det många fördelar – för då kan en kund köpa in saker/tjänster från en ISO 9001-certifierad leverantör och känna sig trygg vilket spar massor med tid. Men kan kunden inte lita på företagets certifiering måste de göra sin egen bedömning (revision). Det här är ett problem som det pratas om över hela världen. ISO har startat ett projekt som heter ISO 9001 Brand Integrity just för att utbilda och sprida information om syftet med kraven i ISO 9001 till utbildningsledare, revisorer och även ackrediteringsorgan.
Framåt, hur påverkar samhällets utveckling kvalitetsledning?
– Det är intressant med det allt större intresset för hållbar utveckling och där finns en klar koppling till kvalitetsledning. Jobbar du smart (effektivt) så minskar du t.ex. resursslöseri. Och idag räcker det inte med att du levererar en fantastisk produkt eller service – om du utnyttjat barnarbetare eller smutsat ner miljön så kommer inte kunden vara nöjd. Och kvalitetsledning handlar om att få en riktigt nöjd kund. Så indirekt kan man säga att hållbar utveckling faktiskt går in i kvalitetsledning också. Och detta resonemang såg vi också i den globala enkäten, säger Tina Bohlin.
Läs mer:
