På denna sida ger vi övergripande information om de personuppgiftsbehandlingar som vi är personuppgiftsansvariga för. Du kan även besöka Integritetsskyddsmyndigheten, www.imy.se, för ytterligare information om personuppgiftsbehandling.
Swedac skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och du har alltid rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter vi har registrerade om dig.
Varför behandlar Swedac dina personuppgifter och vad har vi för rättslig grund för det?
Swedac samlar in och behandlar de personuppgifter som du själv lämnar till oss vid din kontakt med oss samt de personuppgifter som lämnas till oss från andra personer i samband med till exempel ett klagomål, en ansökan eller en begäran om att få ut allmänna handlingar etc. Vi kan också samla in och behandla information från allmänna och/eller offentliga källor så som andra myndigheter.
Hur hanterar vi dina personuppgifter?
Offentlighetsprincipen
Swedac är en myndighet. Meddelanden som skickas till oss blir därför som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har vi ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.
Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning, anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.
Anmälan till utbildningar, seminarier och konferenser
Vi behandlar personuppgifter i form av namn och e-postadress när du anmäler dig till utbildningar, seminarier och konferenser. Behandlingen sker för att vi ska kunna administrera anmälan och följa upp arbetet. Den rättsliga grunden för behandlingen är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med din anmälan och för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Ansökan om arbete och avtal om andra uppdrag hos oss
Vi behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in till oss. Personuppgifterna behandlas för att vi ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Behandlingen för tillsättning av tjänsten sker som ett led i vår myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Uppgifterna sparas i två år innan de gallras med undantag för den ansökan som ledde till anställning som inte gallras alls.
Vi behandlar dina personuppgifter om du har avtal med oss för att utföra bedömartjänster eller om du har anmält intresse för att utföra tillsynsuppdrag hos oss. Då behandlar vi förutom vanliga kontaktuppgifter även uppgifter om din kompetens för att bemanna våra tillsynsuppdrag på lämpligt sätt. Behandlingen med anledning av avtal för att utföra bedömartjänster sker som ett led i vår myndighetsutövning och övrig behandling sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
E-post och e-tjänster
Vi behandlar personuppgifter som namn, e-postadress och de ytterligare uppgifter som lämnas när du skickar e-post till myndigheten. Behandlingen sker för att kunna kommunicera med dig och för att kunna uppfylla krav på tillgänglighet och service. Den rättsliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
Vi behandlar de personuppgifter som du lämnar och de ytterligare uppgifter som lämnas, till exempel loggar, när du använder någon av våra e-tjänster. Den rättsliga grunden för behandlingen är att den är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning och för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Handläggning och hantering av ärenden
Vi behandlar de personuppgifter som vi behöver för att kunna handlägga och hantera alla slags ärenden som ingår i vår verksamhet. De personuppgifter som behandlas är de som vi behöver för att utreda ärendet, för att kommunicera med parterna och kontaktpersonerna samt för att kunna utföra det uppdrag som vi har i enlighet med vår instruktion (förordning (2021:1252) med instruktion för Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll). Dessa behandlingar är nödvändiga som ett led i vår myndighetsutövning.
Offentlig upphandling och vid ingående av avtal
Vi behandlar personuppgifter i form av namn och kontaktuppgifter för att kommunicera och handlägga upphandlingsärenden. Den rättsliga grunden för behandlingen är att utföra en uppgift av allmänt intresse. När vi ingår ett avtal behandlar vi uppgifterna i syfte att genomföra avtalsuppföljning, fakturahantering och ekonomisk uppföljning. Den rättsliga grunden för behandlingen är fullgörande av avtal.
Personuppgifter i sociala medier
Vi har konton hos LinkedIn, Facebook och Instagram. Ändamålet med detta är att informera om myndighetens verksamhet. Om du skriver kommentarer eller kontaktar oss via sociala medier så överförs det till det företag som äger det sociala mediet. Dessa företag har sin bas utanför EU/EES, vilket innebär att överföringen sker till det som kallas tredje land. Det blir också allmänna handlingar. Den rättsliga grunden är uppgift av allmänt intresse.
Prenumerationer
Vi behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av våra pressmeddelanden och nyhetsbrev. Behandlingen sker för att vi ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.
Råd och kommittéer
Vi behandlar dina personuppgifter om du är med i något av våra olika råd som Marknadskontrollrådet eller insynsrådet. Samma sak om du är med i någon av de kommittéer Swedac organiserat. Behandlingen är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning.
Vem har tillgång till dina personuppgifter?
De som kan få tillgång till dina personuppgifter är medarbetare på Swedac som behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter. Vi kan också behöva lämna ut handlingar där personuppgifter förekommer till den som är part i ett ärende för att vi ska kunna efterleva reglerna om kommunicering och partsinsyn.
Swedac har avtal med personuppgiftsbiträden för bland annat vissa IT-tjänster som får del av och behandlar personuppgifter för vår räkning. Dessa biträden får endast behandla personuppgifter enligt de ändamål och instruktioner som vi lämnar och det är Swedac som ansvarar för behandlingen.
Om personuppgifterna ingår i en allmän handling kan de komma att lämnas ut vid en begäran om att få ta del av en sådan handling om de inte omfattas av sekretess.
Överför ni mina personuppgifter till tredje land?
Personuppgifterna kommer inte att överföras till tredje land förutom vid de tillfällen då du kommenterar eller gillar något av våra inlägg i sociala medier. Vi säljer inte personuppgifter till tredje part.
Hur länge sparar Swedac uppgifter om dig?
Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. Vi följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. För Swedacs del innebär detta i dagsläget att inga allmänna handlingar gallras om de inte anses vara av ringa eller tillfällig betydelse. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för. Handlingar som inte är att ses som allmänna är exempelvis utkast till beslut och anteckningar som inte har arkiverats. När ett ärende har slutbehandlats görs en bedömning av vad som enligt arkivlagstiftningen ska bevaras i ärendet. Handlingar som innehåller personuppgifter och som inte ska bevaras raderas eller rensas på personuppgifter.
Dina rättigheter som registrerad
Rätt till tillgång
Du har rätt att kostnadsfritt begära information från oss om vilka av dina personuppgifter vi behandlar och hur vi behandlar dina personuppgifter, ett så kallat registerutdrag. Din begäran ska innehålla uppgift om ditt personnummer. Registerutdraget kommer att skickas till din folkbokföringsadress.
Begäran om registerutdrag skickas till registrator@swedac.se eller till Swedac, Box 878, 501 15 Borås.
Rätt till rättelse och radering
Vi kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta personuppgifter om dig som är felaktiga eller missvisande eller begränsa behandlingen av sådana personuppgifter. Du har rätt att få dina personuppgifter raderade under vissa omständigheter. Vid en sådan begäran gör Swedac en prövning om det finns skäl för att radera personuppgifterna. När dina personuppgifter behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag eller om dina personuppgifter framgår av en allmän handling har vi ingen möjlighet att radera uppgifterna om vi inte har stöd för sådan gallring.
Rätt att göra invändningar
Du har rätt att göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter. Du har också rätt att invända mot om du anser att dina personuppgifter används för kommunikation och information på ett felaktigt sätt. Vi kommer då att se över om vi bör sluta behandla dina personuppgifter för sådana ändamål.
Rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten
Om du är missnöjd med, eller har synpunkter på, hur vi behandlar dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se).
Automatiserat beslutsfattande
Vi utför inget automatiserat beslutsfattande eller profilering utifrån dina personuppgifter.
Uppdatering av denna information
Denna information har blivit upprättad och uppdaterad i februari 2024. Vi förbehåller oss rätten att uppdatera och revidera informationen beroende på nya lagkrav och hur vi behandlar personuppgifter.
Kontaktinformation
Om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter får du gärna kontakta oss via registrator@swedac.se eller via telefon 0771-99 09 00.
Dataskyddsombud
Du är också välkommen att kontakta Swedacs dataskyddsombud på dataskyddsombud@swedac.se.