Vad är en fältbedömning/bevittning?
Systemet för ackreditering bygger på att Swedac ackrediterar företag eller organisationer som får rätten att certifiera exempelvis ledningssystem, produkter eller personer som ska utföra ett visst yrke. Dessa företag/organisationer kallas för certifieringsorgan.
Swedac gör regelbundna bedömningar av certifieringsorganen för att de ska få behålla sin ackreditering. Det sker genom att bedöma organets egna ledningssystem, processer och kompetens, vilket görs på företagets kontor och med stöd av företagets egna beskrivningar av verksamheten samt granskning av olika redovisande dokument.
För att kunna få en bild av hur detta fungerar i verkligheten gör Swedac också stickprov i företagets verksamhet. Vi följer då med certifieringsorganens revisorer/examinatorer ut på deras revisioner eller examinationer. Detta kallas för fältbedömning eller bevittning.
Vad är syftet med Swedacs fältbedömningar/bevittningar?
Syftet är att se hur certifieringsorganets rutiner och processer är implementerade och fungerar i praktiken, framför allt avseende kompetens, opartiskhet och konsekvent utförande av tjänst. Genom att bedöma arbetet som utförs på plats av certifieringsorganets representant, får vi också underlag för en bedömning av om certifieringsorganet som helhet lever upp till kraven för att behålla ackrediteringen.
Det är viktigt att påpeka att Swedac inte bedömer den person eller det företag som ska bli granskat av certifieringsorganet, det är alltså inte fråga om en dubbelbedömning.
Rent konkret, vad gör Swedacs medarbetare under en fältbedömning/bevittning?
Vi observerar hur det ackrediterade organets representant utför sitt arbete. Under själva bevittningen vill vi bara observera och vara ”en fluga på väggen”. Summeringen av bedömningen och uppföljande frågor tar vi i efterhand med det ackrediterade organet. Den som ska bli certifierad eller examinerad ska helst märka av vår närvaro så lite som möjligt.
Kan Swedacs medarbetare skriva på ett sekretessavtal när de är på fältbedömning?
Nej, som handläggare på en myndighet kan de anställda inte avtala om sekretess som går utöver vad som gäller enligt gällande lagstiftning. De anställda omfattas redan av tystnadsplikt kring sekretessbelagda uppgifter genom gällande lagstiftning. Det gäller till exempel enskilds affärs-eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat.
Mer om sekretess och tystnadsplikt finns samlat i dokumentet INFO 22:3 – Offentlighet och sekretess hos myndigheten Swedac.
Ett företag blir certifierat av ett ackrediteringsorgan, som i sin tur bli ackrediterat av er. Men vem granskar Swedac?
Vart fjärde år blir vi granskade i en så kallad referentbedömning (peer evaluation) där vår verksamhet blir bedömd. Det görs av personal från motsvarande myndigheter i andra europeiska länder som ingår i samarbetsorganet EA (European Accreditation).