Utskicket gick ut till landets certifieringsorgan nyligen. Då informationen är intressant för en bredare målgrupp publicerar Swedac informationen i sin helhet här på myndighetens webb.
Informationsutskick till certifieringsorgan.
Riktlinjer till certifieringsorgan avseende hantering av uppskjutna aktiviteter och upprätthållande samt förlängning av certifikat med anledning av COVID-19-situationen.
Pandemin har nu varat i över ett halvår och vi ser ännu inte slutet på den.
Swedac har samverkat i olika forum, med både ackrediteringsorgan och certifieringsorgan om hur uppskjutna aktiviteter och upprätthållande samt förlängning av certifikat förväntas hanteras och sammanställer här våra slutsatser för att upprätthålla certifikatens trovärdighet. Swedacs riktlinjer beaktar IAF ID 3:2011 och IAF MD 4:2018, samt de IAF FAQ:s som publicerats på https://iaffaq.com/.
De initiala riktlinjer som finns enligt IAF ID3:2011 för hantering av certifikat och uppskjutande av revisioner och aktiviteter grundar sig på en tidsgräns på sex månader som nu passerats.
Det är därför ett nytt läge där certifikats giltighet kan komma att påverkas om inte tillräckliga aktiviteter för att upprätthålla certifikaten kan genomföras.
För de certifikat där revisioner och andra aktiviteter har genomförts enligt plan, gäller att certifikatet upprätthålls enligt normala rutiner.
För de certifikat där revisioner och aktiviteter inte har kunnat genomföras behöver dels en individuell riskbedömning per kund finnas avseende om hela eller delar av revision kan ske på distans eller inte. Det behöver även dokumenteras huruvida tillräckliga aktiviteter har kunnat genomföras eller ej, för att säkerställa att krav för certifieringen uppfylls, samt behov av kompletterande aktiviteter. Certifieringsorgan ska kunna visa på vilka grunder ett certifikat upprätthålls.
Ett certifikat kan förlängas ytterligare sex månader, dvs. upp till totalt tolv månader utan att planerade aktiviteter genomförts. Dock under förutsättning att certifieringsorganet vidtagit rimliga åtgärder för att upprätthålla certifikatet.
När tolv månader passerat behöver nödvändiga åtgärder vidtas med avseende på att certifikatets giltighet upphör, exempelvis genom att det suspenderas eller återkallas – antingen i sin helhet eller för de delar som inte kunnat granskas.
Swedac kommer att granska denna hantering vid kommande bedömningar.
Om det i kontrollordning/certifieringsordning finns specifika krav gällande uppskjutande av aktiviteter och förlängning och upprätthållande av certifikat behöver dessa beaktas och ha företräde framför Swedacs riktlinjer.
Beakta även kraven i respektive kontrollformsstandard vad gäller information till era kunder.
Vid frågor kontakta registrator@swedac.se eller din kontaktperson.