Handlingar som Swedac tar fram eller som någon skickar till oss blir som huvudregel allmänna handlingar. Det kan vara till exempel mejl eller dokument som någon skickar till oss, beslut som vi skriver eller rapporter som vi har tagit fram. Hos Swedac, liksom hos alla statliga myndigheter, innebär offentlighetsprincipen att allmänna handlingar i huvudsak är offentliga och tillgängliga för alla som vill ta del av dem. Denna rättighet grundar sig i tryckfrihetsförordningen. Det går inte att avtala om att offentlighetsprincipen inte ska gälla för vissa uppgifter.
Trots att offentlighetsprincipen gäller väldigt brett finns det information som inte ska vara offentlig. Därför finns det regler i offentlighets- och sekretesslagen som skyddar den typen av information. Sekretess för uppgifter som Swedac behandlar kan gälla till exempel företags affärs- eller driftförhållanden som kan skada företaget om de röjs. Därför får Swedac inte lämna ut den typen av uppgifter.
Anställda hos Swedac har en lagstadgad tystnadsplikt som hindrar dem från att obehörigen sprida sekretessbelagd information. Tystnadsplikten och sekretessen gäller även inom Swedac, till exempel mellan olika handläggare. Det är endast den tjänsteperson som har behov av en sekretessbelagd uppgift för att kunna utföra sitt arbete som har rätt att ta del av den. Tystnadsplikten gäller inte bara under anställningstiden utan fortsätter även efter att anställningen upphört. Tystnadsplikten innebär att ingen anställd får underteckna sekretessavtal som strider mot eller begränsar de lagstadgade rättigheterna och skyldigheterna som Swedac har. Du kan läsa mer om sekretessavtal här nedan.
Sekretessavtal när vi kommer på besök
När våra medarbetare besöker företag, oavsett anledning, får de inte skriva på sekretessavtal, även kallade Non disclosure agreements (NDA). Att skriva på ett sekretessavtal skulle felaktigt kunna leda till uppfattningen att gällande lagstiftning om sekretess inte gäller och att den grundlagsskyddade offentlighetsprincipen kan avtalas bort.
Vi besöker regelbundet företag för att se till att de uppfyller olika krav. Ibland kan vi också behöva följa med när företagen gör sina egna uppdrag för att se hur de följer sina egna rutiner och processer på plats hos sina kunder. Detta kallas för fältbedömningar eller bevittningar. Inte heller vid dessa besök skriver vi på sekretessavtal eftersom reglerna i offentlighets- och sekretesslagen gäller även för uppgifter som vi får del av vid sådana besök.
Hur vet jag att våra företagshemligheter inte lämnas ut till någon annan?
Vår verksamhet omfattas av sekretess i enlighet med offentlighet- och sekretesslagen och vi får inte lämna ut några uppgifter om en enskilds affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat, om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Sekretess gäller även för uppgift om andra ekonomiska eller personliga förhållanden för den som har trätt i affärsförbindelse eller liknande förbindelse med den som är föremål för myndighetens verksamhet. Detta regleras i 30 kap. 23 § offentlighet- och sekretesslagen och i 9 § offentlighet- och sekretessförordningen.
Här kan du läsa mer om hur du kan göra för att begära ut en allmän handling: Kontakt
Här kan du läsa om hur vi behandlar personuppgifter: Behandling av personuppgifter