Tätt, tätt står de packade, hylla upp och hylla ner. Och på varenda brun pappersmapp en serie siffror skrivna med kulspetspenna; 08-45-25-9999, 08-46-26-9998…
— Det första anger årtal, det andra är löpnummer och sen diariebeteckning och till sist den specifika kundens ackrediteringsnummer, säger Susanne Skogman.
Det är bara hon och Maria Pretorius och ett fåtal andra på myndigheten som har nyckel till arkivet. Visserligen är alla handlingar sedan 2012 digitaliserade men dokument från innan dess finns endast på papper och oreda i hyllorna är ingenting registratorerna önskar sig. Om det exempelvis ringer en journalist och vill veta hur det gick till när Swedac ackrediterade ett visst vattenverk någonstans i Sverige 1991 är myndigheten skyldig att kunna plocka fram uppgifterna.
— Jag tror inte man söker sig till ett sånt här jobb om man inte är en person som gärna skriver listor och vill ha koll också privat, säger Maria.
När hon och Susanne träffar nya människor och berättar att de arbetar som registratorer är det sällan någon som vet vad det är och ”man brukar inte orka förklara”. Om de ändå försöker brukar de sammanfatta yrket som att de arbetar med dokument- och ärendehantering.
— I stort handlar det om att ha ordning på de ärenden och handlingar som myndigheten Swedac får eller skickar, plus att stötta verksamheten internt. Det är inte bara vi registratorer som diarieför ärenden utan det kan alla på Swedac göra och då måste vi vara konsekventa och registrera på samma sätt, säger Susanne.
— Vi arbetar alltså både för allmänheten och för våra kunder. Man kan säga att vi är länken mellan allmänheten och verksamheten.
Sedan 1766 är offentlighetsprincipen en del av Sveriges grundlag; ”Till främjande av ett fritt meningsutbyte, en fri och allsidig upplysning och ett fritt konstnärligt skapande ska var och en ha rätt att ta del av allmänna handlingar”. Transparens och öppenhet är alltså en över 250 år lång tradition som Maria Pretorius och Susanne Skogman verkar i.
Det betyder inte bara att journalister kan granska vattenverk utan också till exempel att ifall en privatperson ringer och klagar på en utförd radonmätning blir det ett ärende som diarieförs, alltså förses med en specifik sifferkombination och lagras för eftervärlden. En jurist och en samrådsperson utses som tittar på ärendet, parterna yttrar sig, beslut fattas. Och vem som helst kan därefter begära ut handlingarna för att få läsa om hanteringen av den missnöjda villaägaren. Vid utlämning av allmänna handlingar görs dock alltid en sekretessprövning.
Numera får Swedac väldigt lite fysisk post, den som kommer scannas in och blir digital, men måste ändå sparas i tre månader. Det är de pappershögarna som ligger på bordet mellan Susannes och Marias skrivbord i deras gemensamma rum.
— Att sortera ärenden kan verka enahanda men det är det inte, jag vet aldrig hur en dag ska bli och tycker jättemycket om mitt jobb. Jag gör kanske enahanda saker men med roligt innehåll, säger Susanne Skogman som också tycker att hennes roll breddats och blivit betydligt mer brokig och komplex sedan hon började.
— Det är roligt att känna att man gör nytta, när man kan hjälpa till och underlätta andras arbete, säger Maria Pretorius.
De båda registratorerna är också eniga om att det är en viss tillfredsställelse att ge sig in i arkivet – och faktiskt hitta det där dokumentet från långt bak i tiden – att systemet fungerar.
Maria Pretorius
Född: 1967 i Borås
Bor: Med två tonåringar i lägenhet i Borås.
Bakgrund: Kom från postorderbranschen till Swedacs växel 1995 (”då visste jag bara att myndigheten ackrediterade bilverkstäder”) och fick 2004 jobbet som registrator.
Fritid: Cyklar, tränar på gym och umgås med familj och vänner.
Susanne Skogman
Född: 1963 i Bollebygd
Bor: Med make i ett hus i Viskafors, två vuxna barn.
Bakgrund: Började som registrator på Swedac 2003 efter ett antal år som postkassör och förvaltningsassistent på Bollebygd kommuns tekniska förvaltning.
Fritid: Trädgård, barnbarn och lite styrelsearbete i orienteringsklubben.